Manual de usuario - Sistema Logístico
1.- INTRODUCCION
El presente manual, tiene como finalidad dar a conocer de una manera detallada y sencilla el manejo de los sistemas de manera que cualquier usuario pueda sacar el máximo provecho de este, de una forma intuitiva sin mayor capacitación, y de esta manera, se logre identificar el uso correcto de los sistemas.
2.- OBJETIVOS
Brindar una descripción clara y detallada sobre el funcionamiento y uso de opciones en el sistema.
Guiar al usuario en los diferentes tipos de flujo y búsquedas dentro del sistema para poder apoyarlo en optimizar el uso de las herramientas sistemáticas.
3.- SISTEMA LOGISTICO
Para el ingreso al aplicativo se debe contar con un usuario y una contraseña las cuales deberán ser registradas en el sistema, las cuales se deberán colocar en la siguiente casilla.
Una vez identificado nos aparecerá la siguiente ventana en la cual ya podremos realizar el trabajo requerido según la función.
3.1.- Generación de Requerimientos
Para la generación de un requerimiento nuevo se deberá ingresar a las siguientes opciones de manera secuencial. Tener en cuenta que un requerimiento es un pedido de solicitud de inventario a almacén para poder cubrir con las necesidades de cualquier punto de crianza de animales (granja) y/o almacén.
Luego de haber elegido la opción antes descrita nos aparecerá la siguiente pantalla en la cual tendremos las siguientes opciones:
- Número de requerimiento: Es el ID con el cual se va a reconocer el requerimiento dentro del sistema.
- Fecha de solicitud: Es la fecha de salida con la cual se generó el lote de producción.
- Área: Es el grupo al cual pertenece la persona a quien se le asigna el requerimiento
- Fecha requerida: Es la fecha en la cual se quiere requerir el requerimiento.
- Personal: Es la persona a quien se le va a asignar el requerimiento como creador de este.
- Almacén origen: Es el almacén del cual se quiere extraer el producto que se está requiriendo.
- Almacén destino: Es el almacén en el cual se va a trasladar el producto que se está requerimiento.
- Centro de costos: Es el grupo al cual se le va a asociar el requerimiento.
- Transporte: Es el ID del transportista que va a trasladar el requerimiento
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Observaciones: Se coloca las observaciones, es obligatorio colocar un comentario porque eso se visualizas al momento de realizar un despacho. Al momento de generar un requerimiento en donde se coloca la placa del transportista ahí se debe colocar la placa del vehículo que se va a asignar un repuesto (filtro, aceite, rodaje, etc.) para que al momento de generar un reporte puedas visualizara a que vehículo salió ese repuesto.
- Estado: Es un campo que no se puede modificar y nos indica en qué estado se encuentra el requerimiento.
- Usuario: Es la persona quien se identificó en el sistema y está generando el requerimiento.
- Tipo de movimiento: Es la acción con la cual se va a generar el requerimiento
- Botón +: Nos permite agregar un artículo a nivel de detalle en el requerimiento. Nos aparecerá la siguiente ventana:
- Clase de artículo: No permite realizar la búsqueda del artículo por categorías.
- Código de artículo: Es el ID con el cual se reconoce el producto en el sistema.
- Descripción: Es la descripción del artículo, nos permite también poder generar búsqueda de artículos.
- Descripción: Es el ID + la descripción del artículo que se ha seleccionado.
- Cantidad solicitada: Es la cantidad que se va a solicitar.
- Costo unitario: Es el costo y la unidad del manejo referenciado al producto que se está solicitando.
- Centro de costo: Es el lote activo al cual se está generando la solicitud.
- Lote proyectado: Es el lote que aún no se ha creado en el sistema pero que puede ir siendo usado.
- Observación: Nos permite colocar las observaciones en caso sea necesario.
- Botón de búsqueda: Nos permite visualizar la información de stock del artículo que se está solicitando.
Adicional a esto en la lupa podremos ver el stock que hay disponible con el cual se puede trabajar como máximo.
- Nuevo: Nos permitirá generar un requerimiento nuevo.
- Modificar: Nos permitirá generar alguna modificación a un requerimiento nuevo y que se encuentre activo.
- Guardar: Nos permitirá guardar todo lo ingresado en el requerimiento.
- Eliminar: Nos permitirá eliminar un requerimiento ya registrado y que se encuentre activo.
- Imprimir: Nos permitirá imprimir todo lo relacionado al requerimiento.
- Enviar: Nos permitirá enviar la solicitud de requerimiento vía correo para su aprobación.
Cuando se realizó el envío para la confirmación nos aparecerá la siguiente ventana de confirmación.
Formato del requerimiento.
- Cancelar: Nos permitirá cancelar la última acción generada en el requerimiento.
- Salir: Nos permitirá salir de la ventana de registro de requerimientos.
Reglas de negocios:
- El stock indicado en el detalle del requerimiento de manera automático se añade en el campo de RESERVADO.
- Los campos Área, almacén de origen, almacén destino, centro de costos y transporte están asociados al personal que se indica en la generación del requerimiento (auto llenado) pero el sistema permite que se pueda modificar esos campos de acuerdo con la configuración del usuario con el cual se identificó en el sistema.
- La fecha de solicitud y de requerimiento no necesariamente deben coincidir con la fecha de generación del lote de producción.
- Cada almacén maneja un stock autónomo, es decir, que se puede tener diferentes stocks de acuerdo con inventario al cual se desee cargar el requerimiento.
- Cuando el almacén origen y el de destino son diferentes el único tipo de movimiento que se puede realizar es un movimiento de TRANSFERENCIA, en caso sean iguales es un movimiento de CONSUMO.
- En la mayoría de los casos, las transferencias de inventario entre almacenes se realizan en el sistema Dynamic, para el caso de Producto Terminado si se realiza en el sistema logístico.
- Solo se realiza requerimientos de suministros y no de activos.
- El ingreso del centro de costo depende del almacén de destino al cual se está enviando el requerimiento, pero este ingreso se debe realizar de manera manual ya que se puede utilizar cualquier centro de costo (experiencia de usuario).
- Para el caso de transferencia de Producto terminado (solo alimentos) no se tiene la validación de que se tenga saldo disponible por un tema de que en ocasiones no se generan las actualizaciones de los saldos.
- Un lote proyectado es la reserva del código único en la creación de lotes de productos el cual puede ser usado hasta que se cree el lote.
- Para que se pueda utilizar un lote de producción este debe haber sido creado (no importa si se encuentra activo ya que puede utilizarse como proyectado) en el módulo de lote de producción y ser enviado al sistema Dynamic en el cual el área de contabilidad lo podrá habilitar para su posterior uso en los requerimientos.
- Cuando se agrega un artículo en el requerimiento se debe tener en cuenta que el stock disponible que se puede usar es un cálculo entre la EXISTENCIA-RESERVADO, tener en cuenta que cuando se realiza un requerimiento el stock solicitado pasa a ser reservado hasta que el área de almacén valide que todo está correcto (contabilizar). Una vez realizado esta acción lo reservado se resta de la existencia para obtener un nuevo saldo disponible.
- La acción de validación por parte de almacén se debe realizar por cada requerimiento, en caso, alguno de estos requerimientos no cumpla con las condiciones necesarias se puede anular y llegaría un correo indicando que la solicitud fue rechazada.
- En caso el requerimiento no sea aprobado en una primera instancia, la persona que generó el requerimiento podrá modificar la solicitud siempre y cuando la persona aprobadora lo haya catalogado como observado (vía correo).
- No hay restricciones en el uso de los lotes de producción, es decir, si en caso el almacén o granja solo se especializa en un producto, pero el lote de producción está enlazado a otro producto este puede ser utilizado.
- En caso un requerimiento tenga como fecha de solicitud igual a la fecha requerida esto es un indicativo que es un requerimiento de urgencia para lo cual el usuario deberá realizar la gestión de aprobación con su supervisor y/o jefe. En caso no sea así el aprobador tendrá un máximo de 24 horas para aprobar el requerimiento.
- Un solicitante puede tener uno o más aprobadores.
- Cuando se realiza el envío del requerimiento para su respectiva aprobación la pantalla de ingreso de requerimiento se inicializa para que se pueda generar un nuevo requerimiento en caso sea necesario.
3.2.- Atención de Requerimientos (Función de Almacén)
Para la atención de un requerimiento se deberá ingresar a las siguientes opciones de manera secuencial. Tener en cuenta que en esta opción se podrá atender todos los requerimientos generados por los diferentes usuarios que hayan sido aprobados por la persona a quien se le envío el requerimiento.
Luego de haber elegido la opción antes descrita nos aparecerá la siguiente pantalla en la cual tendremos las siguientes opciones:
- Fecha de atención: Rango de fechas en el cual se quiere visualizar todos los requerimientos que se deseen atender.
- Almacén origen: Es el almacén desde el cual se va a atender el requerimiento.
- Almacén destino: Es el almacén al cual llegará el requerimiento que se va a atender.
- Centro de costo: Es el centro al cual se va a enlazar el requerimiento que se va a atender.
- Por atender: Nos permite filtrar aquellos requerimientos que se encuentren pendientes de atención.
- Listado de requerimientos: Nos permite listar todos aquellos requerimientos que se encuentren pendientes de atención.
- Información cabecera de requerimiento: Nos mostrará toda la información a nivel cabecera del requerimiento (ya se detalló en el ingreso de requerimiento).
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Detalle de requerimiento: Nos mostrará el detalle de lo que se está solicitando en el requerimiento, tener en cuenta que aquí se añaden los siguientes datos:
- N° Transacción: Es un número autogenerado que nos va indicando en que transacción se atendió el registro del requerimiento.
- Lote Dinamyc: Es un ID de identificación en el sistema Dinamyc que nos permitirá enlazar la atención del detalle de requerimiento cuando se realice la migración de la información.
Cuando se hace clic en el detalle nos aparecerá la siguiente ventana:
Donde tendremos los siguientes datos:
- Fecha: Es la fecha en la cual se va a realizar el despacho.
- Tupo de Guía: Es el tipo de guía que se va a realizar por dicho despacho puede ser una guía de remisión o una guía interna.
- Información de requerimiento – cabecera: Es la información de la cabecera del requerimiento.
- Entregado a: Es la persona a quien se está entregado dicho despacho
- Información de requerimiento – detalle: Es la información del detalle de ese ítem que se está atendiendo.
- Cantidad atendida: Es la cantidad que se está atendiendo de dicho ítem.
Cuando se le da el botón GUARDAR nos aparecerá la siguiente ventana en la cual debemos colocar el lote en el cual se atendió el requerimiento.
Reglas de Negocio.
- Debido a que un almacén está asociado a uno o más almaceneros los requerimientos pueden ser atendidos solamente por estos almaceneros.
- Un requerimiento puede ser atendido por una sola persona, en caso de que otra persona quiera atender el mismo requerimiento este no podrá realizar dicha actividad.
- Un requerimiento puede ser atendido de manera parcial, es decir, que se puede atender en más de una sola transacción. Esto se puede realizar en un despacho parcial en un ítem, es decir, si se solicita 3 unidades se puede despachar primero 2 y luego 1 o se puede realizar un despacho parcial en conjunto de ítem, es decir, si se solicita 3 items diferentes se puede despachar 2 items y luego 1 y así completar el requerimiento en su totalidad. Tener en cuenta que un requerimiento puede tener n transacciones asociadas ya que el despachador o almacenero puede realizar tantas transacciones como crea conveniente. Cuando se realiza estos casos en la columna “Cant. X Aten.” se va bajando las cantidades hasta que llegue a 0 lo que indica que ya ese ítem fue atendido en su totalidad.
Cuando un ítem no es atendido en su totalidad el sistema de manera automática crea un nuevo ítem con el mismo producto, pero solo haciendo referencia a la cantidad que aún no se a atendido.
- Cuando se realiza un despacho en el mismo almacén solo se genera una guía interna, en caso el despacho se realice entre almacenes o se haga en el mismo almacén, pero físicamente la entrega no se realice en el almacén se debe generar una guía de remisión.
- Cuando se van atendiendo los ítems del requerimiento estos se van agregando en la pantalla de atención.
- El lote de atención o lote Dinamyc es un ID al cual se enlaza todas las transacciones que se van realizando durante el día. La finalidad de este lote es para reconocer y contabilizar en el sistema Dinamyc todo lo que se atendió en ese día, el cual tendrá una nomenclatura de la siguiente manera: USUARIO + TIPO DE TRANSACCÓN + FECHA DE ATENCIÓN por ejemplo JGA-SAL-251021. Estos lotes se van autogenerando en el sistema Dinamyc.
- Cuando el requerimiento es atendido en su totalidad, es decir, cuando ya no ítems por atender el requerimiento ya no aparece en el listado de requerimientos por atender.
- Las guías se realizan de manera manual y en el sistema.